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费用报销管理办法(2022)

管理制度 巴渝公益 7个月前 (12-28) 1994次浏览 已收录 扫描二维码

重庆市渝中区巴渝公益事业发展中心

费用报销管理办法

第一章  总则

第一条 为了加强我中心的财务管理,合理调度资金,提高资金使用效益,根据国家有关法律、法规和各项财政政策,结合本中心《章程》《财务管理制度》和具体情况制定本办法。

第二条 我中心财务报销包括在日常管理、业务活动中进行借款、对产生的支出进行报销等行为。

第二章  借款

第三条 根据下列需要,在支出前可以向中心提出借款:

(一)采购固定资产、实物资产、低值易耗品等财产物资;

(二)项目活动预算内支出;

(三)出差。

第四条 所有借款必须提前 1 个工作日提交借款申请且经中心主任审批后方可进行借款。

第五条 单次借款金额原则上不得高于预算金额,且不得高于借款人两个月工资总额。

第六条 借款办理流程

(一)借款人通过审批流程提交借款申请,提交上级主管审核。

(二)不同类型的借款,采取不同的审核流程:

1.购置固定资产根据主任办公会议决议,直接提交财务负责人审核;

2.购置实物资产由综合事务部提交采购计划,直接报财务负责人审核;

3.项目活动款借款及项目活动物资采购类实物资产购置由项目(活动)负责人复核后提交财务负责人审核;

4.因外出借款根据项目活动计划或出差安排计划直接报财务负责人审核。

(三)经审核后,借款人按照规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改,字迹清晰)等基本信息。按照审批流程签字审批后到综合事务部办理领款手续。

出纳应在借款单上注明借款方式,一般超过 1000 元的借款通过银行转账的方式拨付。

第七条 借款人借款后必须在审批的还款期限内及时报销并还款(冲抵)。在尚有借款未结清前,不得进行第二次借款。

第八条 借款人结清借款时,出纳应在借款单上注明结清时间等信息。对于逾期未还款项(或未进行报销),财务人员应每周催促两次,经过财务人员催促三次仍未还款的,从该员工工资中直接扣回,直至其归还借款,再补发扣回的工资,产生的个人所得税由本人承担。

第三章  原始票据的索取与整理

第九条 日常费用主要包括电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品、业务招待费等。各项费用的累计支出原则上不得超出预算额度。

第十条 经手人必须取得相应的合法票据。合法票据应当客观真实、正式合法,发票抬头应统一为中心全称“重庆市渝中区巴渝公益事业发展中心”,纳税人识别号“52500103084693034A”,其他信息可不填写,所有填写的信息不得多字、少字、错字。

(一)增值税普通(专用)发票应有“全国统一发票监制章”、“国家税务总局监制”“省(直辖市、自治区)名称”的发票监制章和开票单位“发票专用章”(电子发票可无开票单位“发票专用章”);

(二)财政票据(公益事业捐赠统一票据、非税收入票据等)应有财政监制章和开票单位财务专用章;

(三)邮政、银行、铁路、报社系统的各类带印戳的收据、支付证明单等。

第十一条 如所获取的票据为电子票据,在未实现费用报销无纸化管理之前应使用空白票据纸打印作为正式票据。电子票据应按照发票时间、事由、金额、经手人姓名的格式命名,如“20211228-自然亲水项目兼善中学交通费 100.00 郑建”,并在报销时提交到综合事务部按月存档。

第十二条 采购物资支出金额单次超过 2000 元时,一般应进行比价,确定采购对象后,签订采购协议或附电商采购清单。

第十三条 发放劳务费、补贴等,应编制领款清单注明受款人姓名、领取标准、联系方式、身份证号码等信息,实发劳务金额 300.00 元及以上时应在劳务费签收单背面附身份证复印件,所有签署的劳务协议需要劳务费签收单,以此作为报销依据,手续缺少的,综合事务部一律拒付,特殊情况不能提供的必须单独写说明由主任签字。超过 1000 元的一般应通过银行转账方式支付。劳务费应按规定申报个人所得税。领款清单由受款者亲自签名(或按手印),原则上不得代领。如受款者确实无法自行领取,需由别人代领的,受款者必须亲自向财务人员说明情况,此种情况代领者最多只能代领 1 人。

第十四条 发生酒店会议产生住宿结算时,如对方发票未写明清晰的信息(如住宿人数/天数等),需要酒店提供详细结算清单(如流水单),特殊情况下,需结算人员在发票后面写明详细结算信息(房数/天数/单价及人员等)。

第十五条 涉及到大型活动餐费,需提供参加活动人员的签到表,以核算出餐费的标准。

第十六条 报销交通费,需注明乘车人姓名、事由和起止地址。通过网约车出行的,应注明事由,可以阶段性报销。

第十七条 日常采购办公用品或物资等,如发票上无明细的,须在发票后附超市小票或物品明细单(反映所购物品名称、数量、单价、金额)。

第十八条 特殊情况处理:如果收款单位(提供商品或服务的单位)无法开具正式合法的发票和收据,可要求对方开具普通收据,但必须在收据上签署收款人姓名并加盖收款单位公章或财务专用章,单笔支出 300 元以上时注明收款人地址、电话等,报销时需详细注明事由,须有其他人员证明;如果收款方(提供商品或服务的单位或个人)无法开具正式合法的发票和收据,也无法开具普通收据,如:在农贸市场采购蔬菜、水果等,在农村发生伙食、住宿等无法取得发票甚至收据时,可填写本中心自制《付款说明单》,经手人填写签字后附上付款痕迹截图并取得相关人员签字证明,单笔支出 300 元以上时注明收款人身份证号码,报销时必须详细注明事由。

第十九条 在项目活动中从库存物资中调用物资应使用出库单作为会计记账原始凭证。

第四章  费用报销单的填写

第二十条《费用报销单》(以下简称“报销单”)填写人应为部门成员或项目成员,报销单具体事项填写要求

(一)报销部门:填写分为综合事务部、公益项目部、党支部、理事会等;

(二)时间:填写填表时间;

(三)单据及附件张数:填写含报销单本页在内的发票、合同、收据等各类单据及附件的张数;

(四)报销项目:填写“费用科目”,如下:

1.办公用品:办公中可长期保存形态的实物资产。比如键盘、打印机

2.办公设备:一般具有较高价值的固定资产。台式或笔记本电脑、打印机、扫描仪、装订机(大型)、碎纸机等

3.办公耗材:办公中很快消耗的低值易耗品,包括墨盒、墨粉、回形针、燕尾夹、固体胶、胶带、便签纸、裁纸刀、文具、纸张、订书机、插线板、文件袋、档案盒等

4.餐饮费:各类会议餐饮费、工作餐费等

5 交通运输费:包括打车费、网约车费、包车费、大巴车、租车费、加油费、停车费、物资运输费、装卸费、搬运费等

6.住宿费:各类项目活动、出差、学习等住宿产生的费用

7.劳务费:应附劳务费签收表

8.志愿服务补贴:应附志愿服务补贴签收表

9.广告费:包括设计制作费用

10.物料费:包括各类活动宣传物料

11.印刷费:印刷品制作费用

12.通讯费:电话费、手机费等

13.图书及报刊杂志费:采购图书、订阅报刊杂志的费用。

14.邮寄费:邮政、快递等邮寄费用

15.保险费:场地保险、责任保险、意外保险等各类保险费用

16.维修费:房屋维修、办公室设施设备维修费用

17.审计费:年度报表审计、项目专项审计、换届审计、离任审计等费用

18.咨询费:法律咨询、财务咨询、市场咨询等各类咨询费用

19.会员费:参与某类联合性组织缴纳的会员费用

20.租赁费:办公室租赁、活动场地租赁、设施设备租赁等费用

21.水电气费

22.物业管理费:物业管理费

23.工本费:购买捐赠票据

24.信息技术服务费:软件服务费、技术维护费等

25.税费

(五)摘要:填写报销明细,尽可能包括相关数量信息。

(六)金额(小写):首位数前应加“¥”,尾数到分无数字的应填写“0”。

(七)合计金额(大写):应按照“1、2、3、4、5、6、7、8、9、0”对应“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、零”填写在对应的空格内,大写前面无数字时应用“零”或“⊗”占位。

(八)备注:首行应填写项目名称或事项名称的全称或简称,如“幸福社区垃圾分类志愿服务项目”或“幸福社区”,或“第三届理事会第一次会议”、“巴渝公益 2020 年年会”,次行写具体活动时间等可以明确的内容。

(九)原借款、应退(补)差额:如无则不填写,直接划掉。如有借款,如借款大于实际报销金额,应划掉“补”字,填写相应退款金额;如借款小于实际报销金额,应划掉“退”字,填写影响的补款金额(报销差额)。

第二十一条 报销审核流程及各类签字要求

(一)审核流程

 

(二)签字人员要求

1.领款人:实际支出费用给收款方的人员,如通过银行拨款的方式支出,可由报销人填写收款方单位名称或个人姓名,并在领款人名字后注明“(××代签)”。

2.报销人:该项目或该项工作团队中负责财务(出纳)工作的人。

3.出纳:综合事务部负责报销后提交报销拨款或支付现金的工作人员。

4.复核:由项目负责人或部门负责人进行复核,如负责人为经手人的,应交叉复核。

5.会计主管:不填写。

6.领导审批:由主任审批。

(三)其他注意事项

1.报销科目未达到 5 个时,空行的金额部分应通过斜线或“S 型线”划掉。

2.合同超过 2 页的,可以不符合同,将合同存档备查。

3.附件折叠时应确保不超过报销单边界,且在左侧装订后能够正常打开,附件如打车票、火车票等需要粘贴在裁剪白纸等原始凭证应紧靠右下处,以便凭证装订扫描等工作

第二十二条 第三章规定的合法票据等原始票据应作为报销单的附件。

(一)涉及到项目(活动)合同、采购协议的相关费用的报销,应将相关合同或协议单独存档备查。

(二)通过对公账户支付相关款项时,需附有银行打印的银行回单,作为报销凭据之一附于报销单后。

第二十三条 报销单整理以同一类票据所发生的时间先后为顺序。不得将付款形式(银行、现金)不同的票据填写在同一张报销单,不得将不同项目混合填写一张报销单。

第二十四条 整理有序的报销凭据,正面向上,左上角对齐,粘贴平整,中间不鼓包,两侧与报销单等宽,当报销凭据比报销单长时,折叠平整。

第二十五条 报销单粘贴时注意不能把凭据票面的金额粘贴住,若因此发生的审稽金额与报销金额不符,由报销人自负。

第二十六条 报销单填写必须用黑色的钢笔或签字笔,以防日久褪色。

第二十七条 报销人需熟知费用报销管理办法,在送签前必须准备好相关附件。送签后的报销单不再更改。若因手续不全、单据不符合报销要求,导致报销金额与所填金额不相符的,均按审稽确认的金额执行。

第五章  报销流程及要求

第二十八条 综合事务部每周五集中办理日常报销手续,遇月末或特殊情况下可临时调整。

第二十九条 费用报销应在费用产生后 10 个工作日内进行报销。以现金付款方式先付款后收票时应在付款后一个月内收回对应的发票,以银行付款方式先付款后收票时应在当月填写报销单并注明发票后面取得。票据丢失原则上不予报销。

第三十条 报销项目费用时:报销人将填写完整的报销单据(包括费用报销单、差旅费报销单、劳务费签收单、补贴签收单、福利签收单等)交项目负责人复核。项目负责人需复核支出是否归于该项目,是否符合预算标准,是否超出预算金额或预算范围,是否符合中心的财务相关规定。审核无误后签字确认后提交部门审核。部门负责人对项目财务管理是否规范进行审核后再交由中心主任审批。

第三十一条 非项目费用,由部门负责人或分管领导复核,并交由中心主任审批。

第三十二条 中心主任经手的费用,应由项目负责人或综合事务主管复核,不得由本人复核。

第三十三条 报销人持经中心主任审批的报销单到出纳处报销。

第三十四条 出纳在报销前需审核票据是否合法,金额是否准确,是否符合中心财务制度和相关预算要求等。审核无误后签字、付款。审核中发现有问题的,有权退回报销人重新填写。对于违反财务规定的支出,有权拒绝予以报销。

第三十五条 单次报销费用超过 500 元的,一般通过银行拨款方式拨付报销费用。

第六章  违规处理

第三十六条 借款逾期还款的,每逾期 1 个工作日罚款借款额的 1%。逾期报销的,每逾期 1 个工作日罚款报销额的 5%。不足 1 元的按 1 元计算。

第三十七条 报销人徇私舞弊、弄虚作假,对违规违纪金额不予报销;对已经报销的,除退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规报销金额 1-5 倍的罚款,情节严重者一律开除并做进一步处理。

第三十八条 审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的,对审核人及审批人予以违规报销金额 10%-50%的罚款。

第三十九条 因审核过失造成借款人未在规定期间内报账冲销借款,或者无法从工资扣回逾期借款者,经办责任人(含:各级审批人)应承担不低于流失款总额 50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额,并在坏帐当期应发工资中扣还。

第七章  附则

第四十条 本办法经主任办公会议讨论通过,由综合事务部负责解释。

第四十一条 本办法经主任办公会议修订,自 2022 年 1 月 1 日起实施。

 

制定

修订

记录

修订会议名称会议时间

制定

主任办公会议2014 年 7 月 20 日

第一次修订

主任办公会议

2016 年 12 月 28 日

第二次修订主任办公会议

2019 年 7 月 8 日

第三次修订主任办公会议

2021 年 12 月 28 日

 


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重庆市渝中区巴渝公益事业发展中心(简称“巴渝公益”或“巴渝公益事业发展中心”)是在原重庆青年环境交流中心基础上于2013年12月9日正式在渝中区民政局注册的民办非企业单位。